A gestão da informação (GI) é essencial em todos os tipos de organização, incluindo as universidades que, para realizar as atividades que lhe são próprias, necessitam da GI para realizar adequadamente a busca, o tratamento, o armazenamento e o uso das informações relevantes para lograr seus objetivos e metas. Entretanto, na Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte foi observada a necessidade de otimizar a gestão da informação realizada e, de modo mais específico, de implementar o processo de cadastramento de ingressantes fazendo o uso integral da ferramenta eletrônica disponível. Assim, objetivou-se, de modo geral, propor a otimização da gestão da informação da PROGRAD/UFRN, sob a perspectiva da ecologia da informação. Especificamente objetivou-se: a) identificar pesquisas sobre modelos de gestão da informação aplicados em outras universidades; b) caracterizar a gestão da informação no setor, com base na abordagem ecológica da informação; c) mapear um processo estratégico existente na unidade com o propósito de otimizá-lo. Para alcançar tais objetivos desenvolveu-se um estudo de caráter qualitativo, de natureza aplicada, descritiva, tendo como estratégia de pesquisa, a pesquisa-ação. A pesquisa foi dividida em quatro etapas: diagnóstico da situação-problema, planejamento do estudo, intervenção e avaliação. Os resultados obtidos indicaram que a unidade vem empregando parcialmente os princípios da Ecologia da Informação em relação aos ambientes externo, organizacional e informacional, portanto se faz necessário que as pessoas, sejam melhor consideradas quanto à produção, ao uso e ao compartilhamento das informações. A proposta de intervenção no fluxo de cadastramento de ingressantes foi construída, implementada e avaliada de forma colaborativa, subsidiando uma proposição mais consistente e ampla para a sua aplicação.